台湾マスター的ブログ/経済/【保存版】仕事ができる優秀な人材になる秘訣、それは違いを作ること。
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【保存版】仕事ができる優秀な人材になる秘訣、それは違いを作ること。

【保存版】仕事ができる優秀な人材になる秘訣、それは違いを作ること。

ど~もこんにちは。

台湾マスターです。

今回は仕事をテーマに書こうと思います。

働かざるもの食うべからず。

生きていくためには仕事をしてお金を稼がなければなりません。家がとんでもなくお金持ちなら働く必要もないでしょうし、ある程度のお金があれば外で働かず、家で株式投資等でお金を稼ぐ人もいると思います。

でも、ほとんどの人はどこかの会社組織に所属し、その会社から給料をもらってお金を稼ぐことがメインとなっています。私もそうです。

アルバイトにしても派遣社員にしても正社員にしても、組織の一員として働く以上、人と繋がって仕事をすることになります。同僚であったり、上司であったり、顧客であったり、とにかく人と接する機会がたくさんあります。

人と仕事をするというのは、やはりある程度のストレスを生みます。人にもよりますが、そのストレスによってうつ病を発症したり、体を壊したりすることもよくあります。

でもどうせ働くんなら、ストレスなく気持ちよく働きたいですよね。

そのためにはどうするか?一つの方法は

自分が相手にストレスを与えない存在・人材になることです。

で、実際これは直接「仕事ができる、優秀な人材になる」、もっといえば「周りからも上司からも気に入られる」近道となります。

上司に怒られる、同僚からイライラされた経験、誰でもありますよね。もちろん上司や同僚の性格に難があるケースも考えられますが、実は自分が相手に対してストレスを与えるような仕事の仕方をしている場合もあります。

今日は相手にストレスを与えない、仕事ができる、優秀な人材になるための秘訣を紹介します。基本的には日本の企業や国外の日系企業で働く場合を想定して書いています。

結論を先に言いますが、ポイントは

違いを作ること

です。

しかも以下に記す方法は誰にでも実践できます。

少し長文になりますが、読んで損はありません。特に新社会人の皆様にはご一読いただきたい内容となっています。

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秘訣1.ハキハキ挨拶する。

挨拶は重要です。仕事場で同僚や上司にあったら笑顔でハキハキあいさつしましょう。昨今、挨拶ができない人が増えていると聞きます。毎日顔合わせてるんだから挨拶なんて必要ないと思っている若者も多いでしょう。でも、少なくとも2018年現在、40歳以上の人がたくさん働いている職場であれば、実際に言わなくても挨拶が重要と考えている人もたくさんいます。そんな中で年若いあなたが違いを作るには、あさイチの挨拶、そして人と会った時の挨拶、そして終業時の挨拶が重要です。

日本の閉鎖的環境であれば、「違いを作る」が行き過ぎると「出る杭は打たれる」ということで周りから干される、やっかみを受けることもあるかもしれないですが、ハキハキ挨拶するだけで、周りからうざいと感じられるような会社であれば、さっさとやめましょう。あとあと人間関係で大きなトラブルが起こる可能性大です。



秘訣2.ホウレンソウ+αを徹底する

仕事の「ホウレンソウ」、すなわち、「告・絡・談」、これは特に日本企業において重視されるもっとも基本的尚且つ大事なビジネスマナーです。

バイト研修であったり、新入社員研修であったり、セミナーであったり、まあとにかくよく聞きます。そして徹底的に「ホウレンソウ」についての考えを叩き込まれます。

なので、ほとんどの人は何か問題が発生すれば上司に報告し、関係者にも連絡し、上司や先輩や同僚に相談することはしているでしょう。

でも、それだけでは違いを作れているとは言えません。

違いを作るにはホウレンソウ+αが必要です。じゃあ、それは何かというと、

自分の考えです。

私の職場の部下も「ホウレンソウ」を頑張ってますが、それ止まりです。

「こうこうこういう案件があって、先方がこう言ってきています。○○さん、どうしたらいいでしょうか?」

ホウレンソウは一応できていますが自分の考えや意見、アイディアが足りません。

こういう相談を受けた場合、私は確実に「じゃあ、あなたはどう考えているんですか?」と逆に質問します。案の定、自分の意見を予め考えずにホウレンソウのみしてるので回答できません。

これじゃあだめです。相手にストレスを与えてしまいます。

なので、違いを作れる人は、こういう風に言います。

「こうこうこういう案件があって、先方はこう言ってきています。これに関して私はこう考えています。(自分の考え・意見・アイディアをはっきり伝える)○○さん、はどうお考えですか?」

これがホウレンソウ+αです。たとえ的外れな考えだったとしても、「お、この子はちゃんと自分で考えてるな」と相手に好印象を与えることができます。まともな上司であれば、たとえ対応方法や考えに誤りがあっても正当に評価してくれるはずです。

事実、なんでもかんでもすべて上司や他の人の意見に頼り、指示通りに動いているだけであれば、今後そんな人はロボットに取って代わられます。最近のAI搭載のロボットであれば、最も効率的な方法を考えて行動することもできるようになってきています。

なので、「ホウレンソウ」+αをきちんと心がけましょう。

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秘訣3.メールの返信はASAP

これも研修でよく言われることですが、メールが来た場合、できれば1時間以内に返信すれば相手にストレスを与えず、逆に好印象を与えることができます。

私は会議や外回りで不在の場合以外、受信後30分以内に返信するようにしています。遅くとも24時間以内には確実に返信するようにします。もし24時間以内に回答できないようなメールであれば、メール受信後すぐ、いつまでに回答するということを明記し、すぐさま返信します。

「いついつまでに回答します。」

ときちんと相手に伝えることは非常に重要です。

「わかり次第回答します」という書き方をよく見ますが、これでは相手にストレスを与えてしまいます。相手によっては「いつわかりますか?明確な日程をご教示ください」とメールが来たります。

日本人は時間にうるさいというのは世界的に有名です。そんな日本人社会で仕事をするには、メールの返信する時間も意識する必要があります。

違いを作るために、受信後の返信するタイミングについてはASAPを心がけてください。

秘訣4.メールは簡潔に、質問事項は箇条書きにする

メールを書く際に気を付けるべき点はなんでしょうかね?友人や家族にメールを送る分には徒然なるままに、書きたいことを書けばいいでしょう。

しかしビジネスシーンは違います。書きたいことや伝えたいと、質問したいことをただ書くだけではダメです。

まとまりのない長文メールを読むことほどストレスの溜まるものはありません。

特に、長い文章中に質問が分散されているようなメールは読んで返信する気すら失せます。

ビジネスでメールを書くとき、一番念頭に置く必要があるのは、

相手にわかりやすく読んでもらい、相手が簡潔に回答できる内容になっているかどうかです。

基本的に、上司や同僚は忙しいです。

長ったらしい文章をじっくり読んで内容を理解して、返信する時間なんてありません。

人によってはそういうメールは即座にごみ箱に捨てる無視する場合もあります。なので、簡潔に相手に内容を伝えるにはポイントを箇条書きにするのがベストです。特に相手に対して質問したり意見を尋ねる場合は、箇条書き一択です。そして、なるべく相手がYES/NOで簡単に回答できるようにしておくのがベストです。

下に模範例を載せておきます。

件名:○○社ロゴ掲示について。

掲題の件でロゴの仕様と大きさ、そして色味についてご承認頂きたくメール致しました。

現在、○○プロジェクトの一環で、〇×ドームの3カ所に○○社のロゴを掲示する予定です。

1.〇×ドーム壁面
掲示場所:添付写真「ドーム壁面西側」の外壁面
ロゴ仕様:TYPE B
要望:縦5m×横5mでPANTONE 2174 Cを使用したい。

2.バックネット
掲示場所:バックネット中央
ロゴ仕様:TYPE A
要望:縦1.5m×横3mでPANTONE 2270 Cを使用したい。

3.フェンス
掲示場所:3塁側フェンス下
ロゴ仕様:TYPE C
要望:縦2m×横3mでPANTONE 185 Cを使用したい。

上記3点について、ご承認いただけますでしょうか?
修正その他指摘事項等ございましたら、ご教示いただければ幸甚に存じます。

以上
よろしくお願いいたします。

とにかく相手は忙しいので、内容はシンプルに、そしてすぐに相手側が回答できるように、送信するメールの文面を工夫することが大事です。

違いを作るには相手の立場になってメールの内容を考える必要があります。

秘訣5.相手の意向を上手く汲み取る。

これも上記「秘訣4」と少し関連がありますが、違いを作るには相手が何を必要としているのか?をよく考えて行動する必要があります。

たとえば、取引先から電話でこんな連絡がきました。

先日御社にお渡しし、採用が決定しました新会議室の天井・床・壁のカラーサンプルVer.2ですが、弊社の手違いで弊社分のサンプルの作製を忘れていたため、現状御社にて保管しているものしかございません。すぐに業者に発注をかけないと納期に間に合わないため、大変申し訳ないのですが、御社保管のサンプルの写真を撮って、至急メールで送っていただけないでしょうか?

この場合、どんな写真を撮って送ればいいでしょうか?

ただ単に保管しているカラーサンプルの写真を撮って送りますか?普通の人はそうすると思いますが、違いを作れる人は、「会話の内容から相手が本当に欲しいのは何なのか?」ということを考えます。

キーワードは「カラーサンプル」と「発注」です。

この会話の中で、相手が一番欲しいのは実は会話の中で出てきていない各種天井、床、壁の「型番」です。カラーサンプルにはその商品の型番が記されています。発注するにはその「型番」が絶対に必要なんです。

なので、違いを作れる人は、写真を撮る時、型番情報が確実に写るようように注意して写真を撮り、相手に送るはずです。

もちろん、「申し訳ないですが、型番情報を頂けないでしょうか?」と直接言ってくれた方がわかりやすく、ありがたいのですが、相手側があまり仕事のできない人の場合、上記のような曖昧なことを言ってくると思います。

ただ単にサンプルの写真を撮って送るだけでは、送った後また取引先から連絡が入り、型番がはっきり写った写真を送るよう依頼されるのがオチです。

そんなやり取りするだけでも非効率的ですし、時間の無駄ですよね。ストレスも溜まります。

なので、仕事ができる人は会話の中で常に「相手が欲しいものは何か?」と相手の意向を上手く汲み取るよう聞いています。

言われたことをやるだけでは違いは作れません。

終わりに

上の方法を実践するにあたって、特別なスキルは一切必要ありません。

考え方を少し変えるだけで誰でもできると思います。仕事でストレスを感じるのは実は根本的に自分の仕事の仕方に原因があるかもしれない、ということを頭の片隅に入れて、少しずつ上記の方法を実践して改善するだけでも、最終的にはストレスを軽減できるのではないかと考えています。

上で書いた1~5を一生懸命実践しているにも関わらず、上司、同僚から全く評価されず、白い目で見られるようでしたら、さっさとそんな会社は辞めて、違う場所で働けばいいんです。

あなたが悪いんじゃない、会社の社風が悪く、そんな会社に未来はありません。

きちんと評価してくれる場所を探せばいいんです。いい会社は探せばたくさんあります。

ブラックな企業でストレスを抱えながらず~と働くなんてナンセンスですよ。



仕事以外にも言えることですが、1つに絞らず、いろんな視点から物事を考え、決定し、柔軟に対応できるように、日ごろから準備しておきましょう。

仕事でストレス溜めて体を壊すなんて本末転倒ですよ。

以上

台湾マスターでした。

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